Demak – Penggunaan aplikasi Simardi dimaksudkan untuk melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Untuk arsip inaktif yang dikelola adalah arsip tahun 2017. Dengan adanya pengelolan arsip inaktif nantinya Sekretariat selaku Unit Kearsipan telah melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dan secara otomatis akan tersusun daftar berkas dan daftar isi berkas. Hal tersebut disampaikan Kabid Kearsipan Addan Pranoto saat melakukan kuker pendampingan pengelolaan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Demak, Kamis (4/3/21).

Untuk unit pengelolaan arsip inaktif yang telah dibuatkan daftar berkas dan isi berkas akan dipindahkan ke unit kearsipan beserta berita acara pemindahan arsip.” Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit kearsipan nantinya akan diolah oleh Unit Kearsipan beserta tim dengan cara dibungkus dengan kertas kising dan disimpan dalam boks arsip dan dibuatkan daftar arsip inaktif”, kata Addan.

Dijelaskan Addan, pendampingan pengelolaan ini bertujuan untuk pengawasan arsip. “Karena selama ini arsip ada tapi dalam mencari arsip dibutuhkan 2 sampai 5 menit. Itu sangat sulit karena belum tertata”, ungkapnya.

Setelah melakukan penjelasan selanjutnya tim Dinperpusar yang dipimpin oleh Kabid Kearsipan Addan Pranoto, turut serta dalam kunjungan Kasi Penataan dan Layanan Kearsipan Yuliani dan  rombongan melakukan bimbingan arsip bidang terkait klarifikasi surat.

Lebih Lanjut, pihaknya berharap dengan dilakukannya bimbingan pengelolaan arsip selama 3 hari di Dinkominfo, untuk kedepannya penataan arsip akan tetap dilaksanakan meskipun Tim Dinperpusar tidak melakukan pendampingan. Sehingga dengan penataan arsip yang baik mampu meningkatkan pengelolaan arsip secara baku di Dinkominfo. (kominfo/ist)