Demak - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dinperpusar) Kabupaten Demak melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip dari 15 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkab Demak. Kegiatan ini dihadiri oleh pihak Dinperpusar, bagian hukum, dan perwakilan dari masing-masing OPD yang terlibat, termasuk Inspektorat, Bappelitbangda, BPKPAD, Bakesbangpol, BPBD, Dinas Pertanian Pangan, Dinputaru, Dinkominfo, Dinperkim, Dinlutkan, Dindikbud, Dinparta, Dindagkop UKM, Dinsos P2PA, dan Setwan. Kamis, (31/10/2024).

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak, Agung Hidayanto, menjelaskan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan pengawasan internal di setiap OPD. Pemusnahan arsip juga merupakan bagian dari penyusutan arsip, yaitu proses pengurangan jumlah arsip yang dilakukan untuk memudahkan pengelolaan serta meningkatkan pendayagunaan arsip aktif dan inaktif.

"Arsip yang dimusnahkan adalah yang tidak lagi memiliki nilai guna, sesuai dengan peraturan bupati yang ada. Proses ini diharapkan dapat menghemat ruang, peralatan, dan biaya, serta menjamin pendayagunaan arsip yang bernilai guna," kata Agung.

Pemusnahan arsip kali ini dilakukan secara simbolis menggunakan mesin pencacah dan diwakili oleh kepala unit kearsipan dari 15 OPD, dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip. Agung juga menekankan pentingnya pemahaman akan definisi arsip berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, yakni rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media yang disimpan sesuai kaidah kearsipan.

Dalam upaya modernisasi, Pemkab Demak juga memanfaatkan aplikasi digital Srikandi untuk mempermudah pengelolaan arsip. 

Agung menambahkan bahwa pengelolaan arsip kini memerlukan fasilitas seperti filling cabinet, pusat penyimpanan arsip, map gantung, dan sekat. Arsip aktif disimpan di unit pengolah masing-masing, sedangkan arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan atau sekretariat.

Kegiatan ini juga bertujuan untuk mengatasi beberapa masalah kearsipan, seperti kebocoran informasi, kelengkapan data yang kurang, kesulitan pencarian arsip, pertambahan volume arsip, dan arsip yang kurang terawat. (Kominfo/Apj).