Demak – Tim Kearsipan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak lakukan pembinaan penanganan kearsipan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Demak, Selasa (02/06/21). Tim yang dipimpin oleh Kepala Bidang Kearsipan Addan Pranoto disambut secara langsung Kadinkominfo Demak Endah Cahyarini di Ruang Penyimpanan Arsip.

Dalam kesempatan tersebut Kadinkominfo Endah Cahyarini menanyakan terkait penataan arsip inaktif yang telah dilakukan petugas arsiparis Kominfo. 

Menjawab pertanyaan tersebut Kepala Bidang Kearsipan Addan Pranoto menyampaikan, bahwa prinsip kearsipan yaitu mudah ditemukan kembali. “yang penting disimpan di box arsip dan ada daftarnya”, ujarnya. 

Sedangkan untuk penataannya dipilah pertahun dan diklasifikasikan berdasarkan nomor suratnya kemudian ditempatkan dalam roll o pack. Lanjutnya, arsip inaktif perlakuan berkas usianya 3 tahun kemudian di entri dalam aplikasi Simardi.

Sementara, Kepala Seksi Kearsipan Yuliani mengatakan, untuk penyimpanan di roll o pack hanya box arsip yang sudah di olah oleh bagian sekretariat. “kalau di roll o pack untuk pengolahan arsip inaktif, jika belum diolah jangan di taruh disini”, terangnya.

Ditambahkan, Yuliani untuk surat undangan jangan semuanya dimasukan dalam kode surat 005, namun harus disesuaikan dengan permasalah atau isi surat. “Misal untuk undangan PPID (Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi) disimpan jadi satu, jika dalam klasifikasi permasalahan tidak ada seperti undangan halal bihalal baru diberikan kode 005”,pungkasnya. (kominfo/ist)